Tăng cường ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước, tăng cường sử dụng hồ sơ điện tử, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính... là một trong những nội dung của chuyển đối số mà các ban ngành của Sở Giáo dục và Đào tạo Hải phòng cũng như trường Tiểu học Hùng Thắng huyện Tiên Lãng đang triển khai áp dụng để nâng cao hiệu suất xử lý công việc từng bước sử dụng hồ sơ, sổ sách điện tử thay cho các loại hồ sơ, sổ sách hiện hành.
Các hồ sơ điện tử như sổ điểm, sổ học bạ,…theo cách truyền thống phải in ra để ký đóng dấu. Học bạ yêu cầu giáo viên phải iviết tay nhận xét và ký. Điều này vô hình tạo ra áp lực rất lớn cho giáo viên khi phải vừa nhập điểm trên phần mềm lại vừa phải viết học bạ giấy, gây lãng phí thời gian, dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Việc quản lý học bạ của nhà trường cũng trở nên cồng kềnh, tốn không gian, tài nguyên, chi phí hay nhân lực, dễ thất lạc, mất mát dữ liệu....
Để giải quyết những tồn tại của học bạ giấy đặt ra cho ngành giáo dục trong thời đại 4.0; bài toán về tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin toàn diện, chuyển đổi từ học bạ giấy sang sử dụng hoàn toàn học bạ điện tử để giảm thiểu thủ tục hành chính không cần thiết, đồng thời tăng tính công khai, minh bạch.
Giải pháp Chữ ký số, Học bạ điện tử được VNPT xây dựng nhằm mục tiêu đáp ứng nhu cầu số hóa toàn diện học bạ thông qua ký số và ký dấu. Giải pháp tích hợp các hình thức ký số hiện đại của VNPT như ký số từ xa VNPT SmartCA, giúp nhà trường và giáo viên ký học bạ nhanh chóng, dễ dàng. Chỉ cần bấm nút ký, phần mềm sẽ tự động căn chỉnh và chọn vị trí ký phù hợp nhằm tạo ra một file học bạ ký số thay vì phải mất thời gian tính toán chọn vị trí chữ ký.
Học bạ điện tử trên vnEdu còn giúp giáo viên có thể kết chuyển dữ liệu theo đa dạng cấu hình tuỳ chỉnh, đáp ứng nhu cầu đặc thù riêng của từng tỉnh, mang lại sự yên tâm cho người dùng. Hệ thống được trang bị khả năng quản lý đầy đủ file ký số học bạ qua các năm của học sinh, từ đó xây dựng báo cáo thống kê riêng giúp nhà trường dễ dàng theo dõi và giám sát.
Việc bổ sung nền tảng học bạ điện tử trên hệ sinh thái giáo dục vnEdu mang lại rất nhiều lợi ích cho nhà trường, giáo viên, cơ quan quản lý và cả phụ huynh, học sinh. Lợi ích đầu tiên chính là giúp giáo viên tiết kiệm thời gian, giảm áp lực sổ sách, dễ dàng ký học bạ mọi lúc, mọi nơi thông qua hình thức ký số hiện đại như VNPT SmartCA.
Nhà trường cũng nhận được nhiều lợi ích trong việc quản lý, tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn, quản lý sổ sách, thuận tiện lưu trữ, bảo quản, tăng tính chuyên nghiệp. Đặc biệt, phần mềm cho phép kiểm tra, giám sát việc điều chỉnh điểm của giáo viên, đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong giáo dục, tránh các tiêu cực về đánh giá, điểm số.
Cuốn học bạ này cho phép tất cả phụ huynh lẫn học sinh vào xem bất kỳ lúc nào (chỉ được xem sổ của con mình) nhưng không thể chỉnh sửa. Khi giáo viên cần nhập điểm và phê học bạ sẽ được admin cho phép trong thời hạn nhất định. Ngoài thời hạn ấy giáo viên cũng chỉ có thể xem như phụ huynh và học sinh .
Như vậy, cái lợi đầu tiên là cho phụ huynh và học sinh vì họ có thể theo dõi tình hình học tập của con em mình và cái lợi thứ hai là cho giáo viên. Khi nhập điểm và phê học bạ điện tử, vì là làm online nên giáo viên không cần đến trường, do đó chủ động giờ giấc. Giáo viên cũng không sợ chữ mình viết xấu hoặc không rõ, điều chỉnh phải làm đúng quy chế chỉnh sửa ...
Ngoài ra nỗi sợ mực viết sẽ phai sau một thời gian cũng sẽ không còn phải bận tâm. Nếu máy tính của giáo viên hoặc nhà trường hư, toàn bộ dữ liệu do lưu trữ trên đám mây nên có thể dùng bất kỳ máy tính nào để đăng nhập trở lại đều được. Không lo nguy cơ sổ học bạ bị mối mọt hay cháy.
Cái lợi thứ ba là cho nhà trường trong việc quản lý. Khi dùng sổ sách điện tử, chúng ta dễ dàng kiểm tra bằng các thao tác lọc, không nhất thiết phải đọc dò bằng mắt thiếu chính xác bởi điểm được thiết kế tự cộng trên excel nên nếu giáo viên nhập sai thì điểm trung bình sẽ sai và giáo viên chủ nhiệm sẽ phát hiện ra.
Học bạ điện tử cũng không cần in ra mà chỉ cần chuyển cả cuốn đi cho trường khác chỉ bằng một thao tác gửi link. Như vậy bộ phận văn phòng cũng thuận lợi trong việc lấy thông tin cá nhân đầu năm mà không phải khai lại hồ sơ và tổng hợp từ sơ yếu lý lịch viết tay thành văn bản trên máy.
Cái lợi thứ tư là cho bộ phận quản lý và văn phòng. Vì không cần in ra nên mỗi năm ta tiết kiệm được một lượng lớn giấy. Cái lợi của cuốn Học bạ điện tử này là ngoài chức năng cho học sinh và phụ huynh được phép xem thường xuyên thì còn có thể đưa thông tin của cả 12 năm phổ thông thậm chí luôn cả quá trình học đại học, cao học…của em học sinh đó vào chung. Cuốn học bạ cũng có thể trở thành cuốn sổ liên lạc thông báo mọi hoạt động, thành tích và lỗi vi phạm của học sinh nếu muốn.
Khi hết năm học cần chuyển học sinh lớp này sang lớp khác thì bộ phận văn phòng có thể tách từng em ra đính kèm vào NoteBook của lớp mới dễ dàng. Khi học sinh chuyển trường cũng vậy, nhà trường sẽ chuyển học bạ đi chỉ bằng một đường link và trường mới sẽ đồng bộ vào hồ sơ của trường mình tương tự.
Với cấp THPT, học bạ điện tử cũng giúp các trường đại học, cao đẳng tin tưởng, mạnh dạn hơn khi sử dụng phương án xét tuyển thông qua học bạ.
Về phía phụ huynh và học sinh, sử dụng học bạ điện tử sẽ giúp tra cứu kết quả học tập của học sinh một cách dễ dàng, qua đó theo dõi được tình hình học tập của con em mình.
Nhìn xa hơn, việc triển khai Chữ ký số và Học bạ điện tử của vnEdu sẽ giúp các sở, phòng giáo dục và đào tạo trên cả nước dễ dàng quản lý thông qua các báo cáo, thống kê,…qua đó góp phần thúc đẩy mạnh mẽ chuyển đổi số cho toàn ngành giáo dục.